Jak zatrudnić pracownika? Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu różnego rodzaju formalności i założenia teczki osobowej, w której będzie się gromadziło wszelką dokumentację dotyczącą ubiegania się przez takiego pracownika o zatrudnienie, nawiązania stosunku pracy, przebiegu zatrudnienia, a także kwestii związanych z jego ustaniem.

Jak zatrudnić pracownika – uzyskanie danych osobowych przed zatrudnieniem

Przed zatrudnieniem pracownika, podczas procesu rekrutacji, pracodawca ma zgodnie z art. 22.1 kodeksu pracy prawo do uzyskania od niego ściśle określonych danych osobowych. Są to dane obejmujące imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania, posiadane wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Większość z tych danych przyszły pracownik dostarcza w CV i liście motywacyjnym.

Zobacz też: Dotacja na utworzenie miejsca pracy – Urząd Pracy

Jak zatrudnić pracownika -wstępne badania lekarskie

Gdy pracodawca zdecyduje się na zatrudnienie konkretnej osoby, powinien na swój koszt skierować ją na wstępne badania lekarskie. Zakres takich badań określa lekarz medycyny pracy na podstawie danych dotyczących stanowiska, dostarczonych przez pracodawcę. Wstępne badania lekarskie musi wykonać każda osoba, która będzie zatrudniona na podstawie umowy o pracę, chyba że nawiązuje ona stosunek pracy 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy i posiada aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do tego, by wykonywać pracę w warunkach, które zostały podane w skierowaniu na badania. Wówczas pracodawca musi tylko potwierdzić, że są one identyczne z tymi, które istnieją na utworzonym przez niego stanowisku. Po przeprowadzeniu wstępnych badań lekarskich, lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenie, w którym określa zdolność lub brak zdolności zbadanej osoby do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz termin kolejnego badania okresowego.

Zobacz też: Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej – dofinansowanie PFRON

Jak zatrudnić pracownika – podpisanie umowy o pracę

Zgodnie z art. 26 kodeksu pracy, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy pracodawca musi podpisać z pracownikiem umowę o pracę. Jest ona zawierana w formie pisemnej i określa strony umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy obejmujące m.in. rodzaj pracy i lokalizację, w której będzie ona wykonywana, wysokość wynagrodzenia i jego składniki, wymiar czasu pracy oraz termin jej rozpoczęcia. Umowa o pracę jest sporządzana w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje pracownik, a drugi pracodawca przechowuje w teczce osobowej w firmie lub innym wyznaczonym do tego miejscu.

Jak zatrudnić pracownika – szkolenie BHP oraz informacja o ryzyku zawodowym

Pracownik, który zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przed dopuszczeniem do pracy musi także przejść obowiązkowo, na koszt pracodawcy szkolenie BHP wraz z informacją o ryzyku zawodowym i instruktażem stanowiskowym. Wynika to z art. 237.3 kodeksu pracy. Takie szkolenie powinno się odbyć w godzinach pracy. Przeprowadza je osoba o odpowiedniej wiedzy, doświadczeniu zawodowym oraz przygotowaniu dydaktycznym.

Zobacz też: Ergonomia pracy biurowej – zdrowie w biurze

Jak zatrudnić pracownika – dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia

Jeśli chodzi o formalności związane z zatrudnieniem pracowników, oprócz umowy o pracę, pracodawca ma także obowiązek sporządzić informacje, w której określa dodatkowe warunki zatrudnienia, w tym dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia o pracę, a także układ zbiorowy pracy, którym taki pracownik jest objęty. Gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to musi powiadomić pracownika o takich informacjach jak: porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz ustalonym w zakładzie pracy sposobie potwierdzania przybycia do pracy i usprawiedliwienia nieobecności. Taką informację pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia, w którym umowa o pracę została zawarta.

Zobacz też: Jak otworzyć salon masażu?

Jak zatrudnić pracownika – zgłoszenie do ZUS

W ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika, należy dokonać jego zgłoszenia do ubezpieczenia. Robi się to za pomocą specjalnego formularza ZUS ZUA. Formularz ten zawiera informacje o danych płatnika składek oraz osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. W tym drugim przypadku obejmują one m.in. PESEL, nazwisko i imię lub imiona, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, tytuł ubezpieczenia, który jest oznaczony specjalnym kodem oraz datę i rodzaj ubezpieczenia, do którego taka osoba zostanie zgłoszona. Jeśli jest to konieczne, na formularzu ZUS ZUA określany jest także stopień niepełnosprawności zgłaszanej do ubezpieczenia osoby, a także informacja o posiadaniu przez nią ustalonego prawa do emerytury lub renty.

Jak zatrudnić pracownika – PIP i sanepid – brak konieczności zgłaszania pracownika

Uchylone zostały przepisy kodeksu pracy, na mocy których pracodawca miał obowiązek zgłoszenia rodzaju i zakresu prowadzonej działalności do PIP i sanepidu w ciągu 30 dni od momentu uzyskania statusu pracodawcy, czyli zatrudnienia pierwszego pracownika. Obecnie pracodawcy nie grożą już za niepodanie takich informacji żadne sankcje w postaci kary grzywny.

Zobacz też: Kary za niepłacenie składek ZUS

Obowiązki dokumentacyjne pracodawcy w trakcie trwania umowy o pracę

W trakcie trwania stosunku pracy pracodawca powinien pamiętać także o określonych obowiązkach dokumentacyjnych dotyczących pracowników. Kodeks pracy nakłada na pracodawców m.in. konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Musi on także na żądanie pracownika przedstawić mu wszystkie dotyczące go dokumenty płacowe, chyba że są to dokumenty zbiorcze (jak np. lista płac), w których znajdują się informacje dotyczące także innych pracowników. Wówczas takie informacje powinny być zakryte lub należy wygenerować dokument, w którym dane będą dotyczyły wyłącznie jednego pracownika.

W trakcie trwania stosunku pracy pracodawca zgodnie z art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy, musi także prowadzić akta osobowe pracowników. Przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych określają, że takie akta powinny składać się z części A,B i C. Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B – te dotyczą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a część C – dokumenty związane z jego ustaniem. Oprócz tego pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowej dokumentacji obejmującej choroby zawodowe, wypadki przy pracy oraz wypadki w drodze do pracy i z pracy wraz z przysługującymi z tego tytułu świadczeniami.

Jak zwolnic pracownika? – kilka porad

Jak uzyskać dotację na założenie firmy – Urząd Pracy

Jak założyć sklep internetowy?

Odwiedź i polub nas
Oceń